BİRİNCİ BÖLÜM

GENEL ESASLAR

 

AMAÇ VE KAPSAM:

Bu yönergenin amacı Kahta Kaymakamlığına bağlı olarak hizmet yürütmekte olan daire, kurum, kuruluş ve birimlerde;

1. 1. Kaymakam adına imzaya yetkili makamları belirlemek,
   2. Verilen yetkileri belli ilkelere bağlamak,
   3. Hizmet iş ve işlem akışını hızlandırmak,
   4. Kırtasiyeciliği en az düzeye indirmek, hizmetlerin etkin ve verimliliğini artırmak,
   5. Üst düzey yöneticilere zaman kazandırmak, çalışmalarını ilçe yönetiminin daha iyi planlamasını ilgi örgütlenmesine koordine edilmesine ve denetlenmesine yönetmek, temel konularda daha iyi değerlendirme yapabilmelerini sağlamak,
   6.  Kendilerine yetki devredilenlerin sorumluluk ve öz güven duygularını güçlendirmek, işlerine daha sıkı ve istekli sarılmalarını özendirmek,
   7. Halka ve iş sahiplerine kolaylık sağlamak, idareye karşı saygınlığı ve güven duygusunu güçlendirmek, geliştirmek ve yaygınlaştırmaktır.

Bu yönerge; 5442 sayılı İl İdaresi Kanunu ve diğer ilgili mevzuat uyarınca Kaymakamlık ve Kaymakamlığa bağlı olarak hizmet yürütmekte olan daire, kurum ve kuruluşların; Valilik, yargı mercileri, askeri makamlar, kaymakamlıklar, özel kuruluşlar ile mesleki kuruluşlarla yapacakları yazışmalarda ve yürütecekleri işlemlerde imza yetkilerini ve bu yetkilerinin tam ve etkili olarak kullanılmasına dair ilke ve usulleri kapsar.

 

 

2.         TANIMLAR

 

Bu yönergede yer alan deyimlerden;

• Valilik: Adıyaman Valiliğini
• Vali: Adıyaman Valisini
• Kaymakamlık: Kahta Kaymakamlığını
• Kaymakam: Kahta Kaymakamını
• Birim: Bakanlıkların Kahta ilçesindeki kuruluşlarını,
• Birim Amirleri: Bakanlıkların veya ilgili Genel Müdürlüklerin İlçe Mülki İdare Bölümü içindeki kuruluşlarının başında bulunan, yazışmalarını 5442 Sayılı Kanun’a göre kaymakamlık aracılığı ile yapan genel idare teşkilatlarının başlarında bulunan seçilmiş ve atanmış amirlerini,
• İlçe Yazı İşleri Müdürlüğü: Kahta Kaymakamlığı İlçe Yazı İşleri Müdürlüğünü,
• İlçe Yazı İşleri Müdürü: Kahta Kaymakamlığı İlçe Yazı İşleri Müdürünü,
• Şef : İlçe Yazı İşleri Müdürlüğü Şef’ini,                                         
• Veri Hazırlama Kontrol İşletmeni: Kaha Kaymakamlığı İlçe Yazı İşleri Müdürlüğü Veri Hazırlama Kontrol İşletmenini ifade eder.

 

 

3.YASAL DAYANAKLAR /REFERANSLAR

 

• 5442 Sayılı İl İdaresi Kanunu,
• 3046 Sayılı Bakanlıkların Kuruluş ve Görev Esasları Hakkında Kanunun 38 inci maddesi,
• 3152 Sayılı İçişleri Bakanlığının Teşkilat ve Görevleri Hakkındaki Kanunun 34 üncü maddesi,
• Valilik ve Kaymakamlık Birimleri Teşkilat, Görev ve Çalışma Yönetmeliği,
• Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik,
• İçişleri Bakanlığı Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığının 17/06/2011 tarih ve 604 sayılı Genelgesi hükümlerine dayanılarak çıkarılmıştır.

 

4.YÖNERGE DETAYI:

 

4.1.Yetkililer:

 

Bu yönergede adı geçen yetkilileri;

• Kaymakam
• İlçe Yazı İşleri Müdürü
• Birim Amirleri
• İlçe Yazı İşleri Müdürlüğü Şef’idir.

 

4.2.İlkeler ve Yöntemler:

 

Bu yönergenin uygulanmasında aşağıdaki ilke ve yöntemler geçerlidir;

• Yetkilerin, sorumluluklarla dengeli, eksiksiz ve doğru kullanılması esastır.
• İçişleri Bakanlığı Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanunun 28 nci ve 33 ncü maddelerine dayanılarak hazırlanmış olan Valilik ve Kaymakamlık Birimleri Teşkilat Görev ve Çalışma Yönetmeliği 08/06/2011 tarihli Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe girmiştir.
• Konu ile ilgili olarak;  İçişleri Bakanlığı Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığının 17/06/2011 tarih ve 604 sayılı yazısı gereğince;01 Ağustos 2011 tarihinden itibaren; tüm Bakanlık merkez birimleriyle valilik ve kaymakamlık iş ve işlemleri aşağıdaki hükümleri çerçevesinde uygulanacaktır.

 

1. Birimlere ait iş ve işlemlerin e-içişleri projesi üzerinden elektronik ortamda yürütülmesine devam edilecektir.
2. Birimlerimiz tarafından hazırlanan tüm evrak kayıtlarının elektronik ortamda e-içişleri Sistemi içerisinde oluşturularak güvenli elektronik imza ile paraflanması ve imzalanması esastır.
3. Birimlerimiz arasında yapılacak olan tüm yazışmalarda kâğıt kullanılmayacak, evraklar sistem üzerinden gönderilecektir. Evrakta ek olması durumunda ekler taratılarak ek kısmına yüklenecek ve ilgileri sistem içerisinden eklenecektir.
4. Evraklara dış kurumlara gidecek olması, evrak ekinde belgenin aslının (fatura, soruşturma raporu, tebligat, mahkeme evrakı vb) gönderilmesinin gerekli olması veya taranamayacak büyüklükte eklerinin bulunması gibi zorunlu durumlarda, evrak yine sistem üzerinden oluşturulup güvenli elektronik imzayla imzalanacak, ardından çıktısı alındıktan ve ıslak imza ile imzalandıktan sonra ekleriyle birlikte normal yoldan postalanacaktır. Ancak, e-imzayla imzalanmış bu evraklar, birimlerimize elektronik ortamda e-içişleri üzerinden postalanacak olup, yukarıda belirtilen zorunlu durumlar dışında kâğıt evrak gönderilmeyecektir.
5. Bakanlık merkez ve taşra birimleri arasında yapılan yazışmalarda kâğıt aslının gönderilmesi durumunda kayıtlarda mükerrerlik oluşmaması için yeni gelen evrak olarak kaydı yapılmayacak, sadece sistem üzerinden teslim alınacak ve ilgili birime gönderilecektir.
6. e-içişleri sistemine kaydedilmemiş dilekçe veya dış kurumlardan posta ile gelen evraklar için gelen evrak kaydı yapılacak ve evrak asılları taratılarak sisteme yüklenerek havale işlemi başlatılacaktır.
7. e-imzalı bir evraktan çıktı alınıp gönderilmesi gereken durumlarda, idarece yetkilendirilmiş görevlinin adı, soyadı ve unvanı belirtilmek suretiyle görevli tarafından imzalanacak ve kırmızı veya mavi mühürle mühürlenecektir. İmza ile mührün üst üste gelmemesine dikkat edilecektir.
8. Birimler arasında yapılan yazışmaların elektronik ortamda yürütülecek olmasından dolayı postalama ve teslim alma işlemlerinin düzenli olarak takip edilmesi gerekmektedir.
1. e-imza olmayan veya bir şeklide kullanılamaz durumda olan e-içişleri kullanıcıları için gecikmeksizin e-imza temin işlemi başlatılacaktır.
10. Tüm kayıt işlemlerine ait defter ve raporlamalar e-içişleri Projesi içerisinde ilgili modülde tutulacak ve fiziksel kayıt defterleri kullanılmayacaktır.
11. Teftiş denetimlerinde elektronik ortamdaki defter ve kayıtların incelenmesi esas olup, e-içişleri Projesinde ilgili birimlere veri girişlerinin tamamlanması gerekmektedir. Denetim birimleri modüllerin raporlama sayfaları aracılığıyla iş ve işlemlerin raporlarını alabileceklerdir.
50. Kaymakamın yetki devri çerçevesinde birim amirleri dışındaki personelin yıllık izinlerini kendi birim amirleri imzalamaya yetkilidir.
1000.  Kurumların ildeki teşkilatlarına göndereceği bilgi mahiyetli yazılar, izin başlangıç ve göreve başlama yazıları birim amiri tarafından imzalanacaktır.

 

• Bilgi vermeyi ve açıklama yapmayı gerektiren yazılar ile atama onayları, yer değiştirme, işten el çektirme, memur-gerçek ve tüzel kişilere yazılan ceza işlem ve onayları, açma-kapama, insan hakları yazıları gibi önem arz eden işlemler birim amirlerince bizzat Kaymakamın imzasına sunulur.
• Her makam sahibi, imzaladığı yazılarda, üst makamların bilmesi gerekenleri takdir ederek, zamanında bilgi vermekle yükümlüdür.
• Tüm yazılar, bütün ara kademe amirlerinin ve nihayet birim amirlerinin parafı alındıktan sonra imzaya sunulur.
• Evrak masasına posta, kurye, evrak dağıtıcısı ve faksla gelen evraklar açıldıktan sonra incelenecek ve Makamın görmesi gerekenler İlçe Yazı İşleri Müdürü tarafından dosya gömleği veya imza kartonu ile Makama arz edilecektir. Diğer evraklar İlçe Yazı İşleri Müdürünce imzalanarak ilgili kurumlara ivedi olarak intikal ettirilecektir.
• Özellik taşıyan gizli, çok gizli ve isme yazılı evraklar açılmadan Makama sunulacak ve makamın talimatı doğrultusunda işlem yapılacaktır
• Yazılar, varsa evveliyatı ve ekleri ile birlikte imzaya sunulur. Konunun yasal dayanağı ve yine varsa ilgi yazı ya da yazılar “ilgi” kısmanda veya yazı metninde mutlaka belirtilir.
• Ekler, “EKLER” başlıklı, numaralı ve onaylı olur.
• Her kademe sorumluluğu derecesinde bilmek durumunda olduğu konular üzerinde aydınlatılır. Yetkisi derecesinde bilme hakkını kullanır.
• Gizli konular sadece bilmesi gerekenlere, bilmesi gerektiği kadarı ile açıklanır.
• Kaymakam ilçe örgütlerinin tümüyle ilgili olarak, İlçe Yazı İşleri Müdürü ve Birim Amirleri ise kendi birimleriyle ilgili olarak “ Bilme Hakkını” kullanır.
• İmza yetkisinin kullanılmasında hitap edilen makamların seviyesi ile konunun kapsam ve önemi göz önünde tutulur.
• Bu yönerge ile devredilen yetkiler çerçevesinde Kaymakam adına yapılacak her türlü havale, onay ve yazışmalar “ Kaymakam a.” ibaresi kullanılarak yetki devredilenin ismi ve unvanı yazılmak suretiyle yapılır.
• Yazılar, ilgili olduğu birimde hazırlanır ve oradan yayımlanır. Ancak, acele ve gerekli görüldüğü hallerde İlçe Yazı İşleri Müdürlüğünde de hazırlanabilir. Bu durumda hazırlanan yazıların bir örneği bilgi için ilgili birime gönderilir.
• Yetkilinin bulunmadığı veya izinli bulunduğu hallerde resmi yetkili imza yetkisini kullanır. Önemli konularda sonradan esas yetkili ve sorumluya bilgi verir.
• Kaymakamlık Makamı, vatandaşların ve kamu çalışanlarının her türlü dilek ve şikâyetlerine daima açıktır.
• Dilekçeler prensip olarak Kaymakam tarafından havale edilir. Ancak İlçe Yazı İşleri Müdürü, ihbar ve şikâyet içermeyen hususlar ile mukteza belirtmeyen her türlü dilekçelerin havalesine yetkili kılınmıştır.
• Vatandaşlarımızın yazılı ve sözlü dilek ve şikâyetleri ile yeni düzenlemeleri, yatırım ve planlamaları içeren dilekçeler bizzat Kaymakam tarafından kabul edilir, havalesi yapılır, yasal gereği yerine getirilerek cevapları Kaymakam imzası ile verilir.
• Kamu personelinin görev ve / veya görev yeri değişiklik talepleri ile genel idare teşkilatının her hangi bir kademesinde geçici veya sürekli işçi, memur veya sözleşmeli olarak çalışma istemlerini içeren dilekçeler doğrudan Kaymakamlık Makamına verilir. Kaymakam tarafından havalesi yapılır ve cevabı Kaymakam imzası ile verilir.
• Her türlü dilekçenin en geç bir ay içinde işlem safahatı hakkında dilekçe sahibine ve ilgili Makama bilgi verilir.. Sonuç ayrıca bildirilir. 4892 Sayılı Bilgi Edinme Kanunu kapsamında olan dilekçeler için bu kanunda belirtilen sürelere ve prosedüre uyulur.
• Kaymakam gerek gördüğünde, devrettiği yetkileri her zaman kullanabilir. İmza yetkisinin devrinde Kaymakamın her konuda havale, imza ve onay yetkisi saklıdır.
• Birim amirleri Kaymakamlık havalesinden geçmeden her nasılsa doğrudan kendilerine intikal eden ve kurumlarında çalışan personelleri ile ilgili her türlü yazılı ve sözlü şikâyetleri mümkün olan en kısa zamanda kaymakamlık Makamına yönlendirip, acil hallerde gereğini yapıp derhal bilgi verip alacakları talimat doğrultusunda hareket etmekle yükümlüdürler.
• Basında çıkan ihbar, şikayet ve dilekler ilgili daire müdürleri tarafından herhangi bir emir beklemeksizin günlük olarak doğrudan doğruya dikkatle incelenir ve sonuç değerlendirmeleri ile birlikte en kısa zamanda Kaymakama sunulur.
• Yetki devredilen kişi kendiliğinden bu yetkiyi devredemez. Kaymakamın onayını geri alma durumu saklıdır.
• İlçelerde kuruluşu bulunmayan Bakanlık veya tüzel kişiliği haiz Müdürlüklerin iş ve işlemlerini, Bakanlık veya tüzelkişiliği haiz müdürlüklerin görevlerine en yakın görevi yerine getiren birim üstlenir.
• Birim Amirleri gerek kendilerinin gerekse Kaymakam adına attıkları imzalarından yine birimlerinden çıkan bütün yazılardan ve işlemlerden bizzat sorumludurlar.
• Bu yönerge doğrultusunda birimler kendi aralarında emir ve direktif niteliği içermeyen yazışmaları doğrudan yapabilirler.

 

 

1. 1. 1. İMZA İÇİN KAYMAKAMLIĞA SUNULACAK YAZILARIN SUNULMASINDA USÜL:

 

Yazıların imza için Kaymakamlık Makamına sunulmasında aşağıdaki hususlar göz önünde bulundurulur.

 

• Birimlerce imza için Kaymakama sunulacak yazılar Özel Kaleme teslim edilir.
• Çok acil ve gecikmesinde sakınca bulunan haller hariç, imza için beklenilmeyip, teslim edilen ilgiliden bilahare geri alınır.
• Kaymakamlığa imza için sunulacak yazılar bu işle görevlendirilmiş memur tarafından takip edilir.
• Kaymakam imzasına sunulacak yazılar hiçbir şekilde ilgili olmayan kişiler tarafından takip edilmez ve her ne amaçla olursa olsun takip için ilgisi olmayan kişilere kurumlarca evrak teslimi yapılmaz.
• Atama, yer değiştirme, açığa alınma, işten el çektirme, göreve iade, açma, kapatma, memurlara veya gerçek tüzel kişilere ceza yazılması, insan hakları, tüketici sorunları ile ilgili yazılar gibi önem arz eden yazılar bizzat daire amirleri tarafından imzaya sunulur
• Şikâyetler, tayin, yer değişikliği, görev değişikliği içeren dilekçeler, asaleten veya vekaleten her türlü görevlendirme ve atama talepleri Kaymakamlığa yapılır. Kaymakam tarafından havale edilirler. Bu tür talepler kurumlara gelmiş olsa dahi kurum amirleri bu tür yazıları Kaymakama yönlendirir ve Kaymakam tarafından havale edilmesini sağlarlar.

 

İKİNCİ BÖLÜM

İ M Z A Y E T K İ L E R İ

KAYMAKAM TARAFINDAN AÇILACAK VE HAVALE EDİLECEK YAZILAR

 

Madde 5- Kaymakamlığa gelen evraklar, Evrak Bürosunca görev bölümüne göre ayrılarak havaleye hazırlanacaktır. “Gizli”, “Çok Gizli”, “Kişiye Özel”, “Hizmete Özel” ve “...isme...” yazılarla, şifreler, Kaymakam tarafından bizzat açılır, havale işlemleri Kaymakam tarafından yapılır.

Madde 6- Kaymakam tarafından havale edilecek yazılar şunlardır;

1. Vali ve üstü makamların imzasıyla gelen bütün yazılar,
2. Her türlü şikâyet dilekçeleri, yeni düzenlemeleri, yatırım ve planlamaları içeren dilekçeler,
3. Her türlü atama, yer değişikliği, görev değişikliği ve görevlendirme yazıları
4. Asayiş ve güvenlik ile ilgili önemli yazılar,

 

5. Yargı organlarından gelen yazılar.

 

6. Bunun dışında gelen tüm evrak yazı işleri müdürü tarafından havale edilecektir.

 

7. Birim amirleri, kendilerine gelen evrak arasında Kaymakamın görmesini gerekli buldukları evrak hakkında derhal Kaymakama bilgi verecekler ve talimatı alacaklardır.

 

KAYMAKAM TARAFINDAN İMZA EDİLECEK YAZILAR

Madde 7- Kaymakam tarafından imza edilecek yazılar şunlardır;

1. Valilik ve Kaymakamlıklar, genel müdürlükler ile bölge kuruluşlarına, bakanlıkların bağlı kuruluşlarına ve (acil hallerde) doğrudan bakanlıklara hitaben yazılan bütün yazılar,

 

2. Prensip, yetki, uygulama, yöntem ve sorumlulukları değiştiren yazılar,

 

3. Birimlere gönderilecek emirler, tamimler ve genelgeler,

 

4. Birim amirlerine gönderilen taltif, tenkit ve ceza maksadıyla yazılan yazılar,

 

5. 4483 sayılı Kanun ile ilgili her türlü yazılar,

 

6. 3091 sayılı Kanun ile ilgili müracaatlarda muhakkik tayin yazıları ve yine aynı kanuna göre verilen karar ve yazıları,

 

7. Yargı kuruluşlarına gönderilecek bilgilendirme inceleme, itiraz, savunma, iddia, temyiz vb. her türlü yazılar (İlçe Nüfus Müdürlüğü ve Tapu Sicil Müdürlüğünün davalarla ilgili yazıları, İlçe Emniyet Müdürlüğünün ve İlçe Jandarma Komutanlığının adli görevlerinden doğan yazıları ve icra takip yazıları hariç),

 

8. Askeri kuruluşlarla yapılan her türlü yazışmalar,

 

9. Başvuru sahiplerinin yazılı veya sözlü dilek ve şikâyetleri ile yeni düzenlemeleri, yatırım ve planlamaları içeren dilekçelere verilecek cevaplar,

 

10. Denetim sonuçlarının bilgi ve/veya yasal işlem yapılmasının sağlanması amacıyla gönderilmesini içeren yazılar gibi tüm yazışmalar.

 

11. Kaymakamın imzalaması gereken veriler ve ödeme emirleri,

 

12. Ataması Kaymakamlığa ait memurların derece ve kademe terfileri ile onayları,

 

13. Görüş, muvafakat ve teklif bildiren yazılar,

 

14. Yatırımlar, plan ve programlarla ilgili yazışmalar,

 

15. Görevden uzaklaştırma ve göreve iade yazıları,

 

16. Kanun, tüzük ve yönetmeliklerin ilanı için hazırlanan yazılar,

 

17. Kişiye özel ve gizlilik dereceli yazılar,

 

18. Afet ve Acil ile Sivil Savunma ile ilgili yazılar,

 

19. Görevlendirme yazıları,

 

20. Her türlü inceleme ve soruşturma açılması ve bunların işleme konulmaması ile ilgili yazılar,

 

21. Komisyon kararları,

 

22. İl sınırları dışına araç görevlendirmeleri,

 

23. Güvenlik soruşturmalarıyla ilgili yazılar,

 

24. Bir birime ait iken başka bir birimin faydalanması için verilecek veya devredilecek her türlü demirbaş eşya, alet, vb. malzemelerin kullanım, intifa ve/veya devir izinleri ile ilgili yazılar,

 

25. Kanun, Tüzük ve Yönetmeliklerin bizzat Kaymakam tarafından imzalanmasını emrettiği yazılar ve onaylar,

 

26. Birim amirlerinin yıllık izinleri, mazeret izinleri ile hastalık raporlarının hastalık iznine çevrilmesine ilişkin onaylar,

 

27. İlçe Emniyet Müdürlüğü bünyesindeki personelin birim içi atama ve görev yeri değişikliği yazılar ve onaylar.

 

28. Köylere Hizmet Götürme Birliğine ait ihale sözleşmelerini, geçici ve kesin teminatların çözülmesi işlemlerine ait yazılar,  

 

29. Kaymakamın uygun göreceği diğer yazılar.

 

30. 775 Sayılı Gecekondu Kanunu’nun 11. Maddesi gereği verilen yıkım kararına dair yazılar.

 

KAYMAKAM TARAFINDAN ONAYLANACAK YAZILAR

Madde 8- Aşağıdaki konulara ilişkin yazılar Kaymakam tarafından onaylanır;

1. Mevzuata göre bizzat Kaymakam tarafından onaylanması veya verilmesi gereken kararlar ve onaylar,
2. Her türlü izin istek ve onayları ( Devredilenler hariç ),
3. Her türlü vekâlet onayları,

 

4. İlçe İdare Şube Başkanlarının ilçe dışına araçlı veya araçsız görevlendirilmelerine dair onaylar,

 

5. İl dışına çıkacak resmi hizmete mahsus araçların taşıt görev formları,

 

6. İlgili mevzuata göre verilecek işyeri açma, kapatma ve ceza onayları,

 

7. Personelin geçici veya sürekli görev veya görev yeri değişiklikleri onayları,

 

8. Birimlerin taşınmaz mal satın alması veya kiralaması ile ilgili onaylar,

 

9. Noter senedine bağlanması gerekli alım, satım, ihale işleri ile mukavele onayları,

 

10. Köy ve mahalle muhtarlarının izin istek ve onayları

 

11. Mevzuatla öngörülen idari para cezaları

 

12. Vekil, ücretli öğretmen atama onayları,

 

13. Lokallerin açılması, faaliyetlerine ara verilmesi veya kapatılması onayları,

 

14. Kira sözleşmeleri ve ihale sözleşmelerinin lüzum müzekkereleri ile satın alma komisyon kararlarının onayları,

 

15. 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu ve 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu gereğince ihale yetkilisi ve harcama yetkilisi olduğu işlemleri yapmak.

 

16. Memurların ödüllendirme, cezalandırma, sicil verme ve terfilerine ilişkin olurlar,

 

17. Tatil günlerinde ilçe dışına çıkacak olan daire amirlerinin izin olurları,

 

YAZI İŞLERİ MÜDÜRÜ TARAFINDAN İMZALANACAK YAZILAR

Madde 9- Yazı İşleri Müdürü, aşağıdaki kurallar çerçevesinde evrak havale işlemlerini yapar;

1. Kaymakamlığa gelen “gizli”, “çok gizli”, “kişiye özel”, “hizmete özel”, “isme”, yazılar ve şifreler dışındaki bütün yazılar Yazı İşleri Müdürü tarafından açılır, evrak üzerine gideceği birim yazılır, kaydı yapılır ve Kaymakam tarafından görülmesi gerekenler ayrıldıktan sonra diğerleri yine Yazı İşleri Müdürü tarafından ilgili birimlere havale edilir.

 

2. “İvedi”, “Çok ivedi”, “Günlü” ibareli yazılar ile (Telgraf, teleks, faks, telefakslar gibi) değerli evrak Kaymakam ilçede ise Kaymakam tarafından havale edilir. Ancak acil durumlarda Yazı İşleri Müdürü tarafından havalesi yapılır, sonucu takip edilir ve en kısa zamanda Kaymakama bilgi verilir.

 

3. Doğrudan Kaymakamlığa yapılan başvurular bir özellik arz etmediği, Kaymakam tarafından görülmesinde bir gereklilik olmadığı, bir ihbarı ya da şikâyeti kapsamadığı takdirde, İlçe Yazı İşleri Müdürünce kaydı yapılarak, ilgili daireye, yine Yazı İşleri Müdürü veya yokluğunda Yazı İşleri Müdürlüğü Şefi tarafından havale edilir. Bu şekilde ilgili kuruluşa giden evrak işleme konulur. Ancak cevaplar Kaymakam tarafından imzalanır.
4. Yukarıda yazılanların dışında kalan genel olarak herhangi bir emir ve talimat niteliğinde olmayan, yasal olarak rutin şekilde gereğinin yapılması icap eden ve kaymakamın imzasını gerektirmeyen her türlü evrak ve dilekçelerin ilgili birimlere havale edilerek imzalanması,
5. Apostil evraklarının imzalanması,
6. Köy ve Mahalle Muhtarlarının görev belgelerinin imzalanması,

 

 

YAZI İŞLERİ MÜDÜRÜ TARAFINDAN KAYMAKAM a. İMZALANACAK YAZILAR

 

Madde 10- Aşağıda belirtilen hususları içeren yazılar Yazı İşleri Müdürü tarafından “Kaymakam Adına” imza edilir;

1. Kaymakamın ilçede ve/veya makamında bulunmadığı acil durumlarda yazışma hakkında derhal bilgi verilmesi şartı ile Kaymakam tarafından imzalanması gereken ancak özellik ve ivediliği nedeniyle gecikmesinde sakınca bulunan yazılar,

 

2. 4483 sayılı Kanun gereğince Kaymakam tarafından verilen “soruşturma izni verilmesi” ve “soruşturma izni verilmemesi” kararlarının ilgili makam ve kişilere (üst yazıların imza edilmesi dışındaki) tebliği ve tebellüğü işlemleri ile diğer tebligat işlemleri,

 

3. Köy bütçelerinin tasdik edilmesi,

 

4. Yabancı ülkelerde çalışanların yakınları ile ilgili bakım belgelerini imza etmek,

 

5. Yanlış gelen yazıların ilgili makama gönderilmesine ilişkin yazılar,

 

6. Üst makamlardan gelip kaymakamın havalesinden geçen yazıların yerel yönetimlere gönderme yazıları

 

7. İlçe kuruluşu bulunmayan kamu kurumlarında görev yapanlar tarafından talep edilen sevk kâğıtları; öğrencilerin kredi, yurt, burs başvuru formları, bakım belgeleri ve rutin taleplere ilişkin dilekçeler İlçe Yazı İşleri Müdürü tarafından havale ve imza edilecektir.

 

YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ ŞEFİ’ NİN İMZALAYACAĞI YAZILAR

Madde 11- Yazı İşleri Müdürlüğü Şefi, aşağıdaki kurallar çerçevesinde evrak havale işlemlerini yapar;

1. P.T.T.den alınan postadan Kaymakamlık icraatını etkilemeyecek (Kaymakam tarafından görülmesi gerekli olanlarla özellik taşıyan evraklar hariç) her türlü yazıların havalesi,

 

 

2. Genel olarak herhangi bir emir ve talimat niteliğinde olmayan, yasal olarak rutin şekilde gereğinin yapılması icap eden ve Kaymakamın imzasını gerektirmeyen her türlü evrak ve dilekçelerin ilgili birimlere havale edilerek imzalanması.

 

BİRİM AMİRLERİNİN İMZALAYACAĞI YAZILAR VE ONAYLAR

Madde 12- Birim amirleri sadece kendi konuları ile ilgili başvuruları bu yönergede belirtilen kurallar çerçevesinde (ihbar, şikayet, atama vb. istisnalar dışında), doğrudan doğruya kabul etmeye, kaydını yaparak, konuyu incelemeye ve eğer istenen husus; mevcut bir durumun beyanı veya yasal bir durumun açıklaması ise bunu dilekçe sahiplerine yazılı olarak bildirmeye yetkilidirler.

Bunlar dışındaki sonuçlara ya da şikâyet, soruşturma, tayin, atama, yer- görev değişikliği taleplerine dair dilekçe ve yazıları mümkün olduğunca Kaymakamlık Makamına yönlendirirler. Bu tür yazıları Kaymakamlık Makamına yönlendirmenin mümkün olmadığı ve/veya gecikmesinde sorun çıkabilecek durumlarda kabul ederler ve bu durumlarda derhal Kaymakama bilgi verirler ve cevaplarını Kaymakam imzası ile yazarlar.

Madde 13- Birim amirleri, aşağıda belirtilen konuları içeren yazıları “Kaymakam Adına” imzalarlar;

1. Yeni bir hak ve yükümlülük doğurmayan, Kaymakamlığın takdirini gerektirmeyen ve bir direktif niteliği taşımayan mutat yazılar ile teknik, istatistik ve hesaplara ilişkin yazılar,

 

2. Bir dosyanın tamamlanması, bir işlemin sonuçlandırılması için belge ve bilgi istenmesi, teftiş rapor ve layihalarının izlenmesine dair yazılar,

 

 

3. Kaymakamlık tarafından kabul edilmiş ve onaylanmış kararların ve/veya yetkili kurullar tarafından verilmiş kararların işleme konulması, tebliğ-tebellüğü, ilanı, ilgili kişi, kurum ve makamların bilgilendirilmesi hususları ile ilgili yazılar,

 

4. İlçe içinde yapılan yarışma, sportif faaliyetler ile ilgili onaylar.

 

5. Kaymakamın katkısına ihtiyaç duyulmayan tip formlarla bilgi alma, bilgi verme niteliğinde olan yazıların imzalanması,

 

6. Düyun belgeleri ile ilgili yazılar.

 

7. Vatandaşlarımızın kamu kurum ve kuruluşlarındaki iş ve işlemlerini takipleri sırasında içerik olarak şikâyet ve icrai nitelik taşımayan rutin hizmetlere ilişkin dilekçe ve başvuruların kabul edilmesi, incelenmesi, bilgi istenmesi için kuruluşlara ve ilgilisine bilgi verilmesine dair yazılar,

 

8. Kurum amirleri dışındaki tüm personelin yıllık, mazeret ve sağlık izinleri,

 

   

9. Kamu Kurum ve Kuruluşlarındaki personelin görev dolayısıyla il ve ilçe içerisinde araçlı veya araçsız günübirlik görevlendirme onayları.

 

10. Özlük dosyaları ilçede bulunan personelin kademe ilerleme ve derece yükseltilmesi onayları ile personele verilen kadro ve derecelerin duyurulmasına ilişkin yazılar.

 

İLÇE MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRÜ TARAFINDAN İMZALANACAK YAZILAR

Madde 14- İlçe Milli Eğitim Müdürü bu Yönergenin 18. ve 19. maddelerinde sayılan hususlara ek olarak “Kaymakam Adına” aşağıda sayılan konularda imza ve onay işlemlerini yapar;

1. İlçe Milli Eğitim Müdürlüğüne bağlı okullardaki öğrencilerle ilgili istatistiklere ait yazışmalar,

 

2. Taşımalı eğitim araç ve şoför değişiklik onayları

 

3. Özel öğretim kurumlarında idari personel, eğitim ve öğretim hizmetleri sınıfı ile diğer tüm personelin alımı, görevden ayrılma, görevlendirme onayı ile ilgili yazılar.

 

4. İlçemizdeki eğitim-öğretim hizmetleri kapsamındaki mesleki ve rehberlik çalışmaları ile ilgili yazışmalar,

 

5. Öğrencilerin Performans Değerlendirme Sınavları ile ilgili yazışmalar ve onaylar,

 

6. Personelin kademe ilerlemesi ve derece yükseltilmesi ile ilgili onaylar.

 

7. Kendi muadil ve astlarına hitaben yazılan öğrenci nakilleri, devamsız öğrenciler v.b. öğrenci işleriyle ilgili yazışmalar,

 

8. Halk Eğitim Merkezi Müdürlüğünün bilgilendirme ve istatistiklerine ait yazılar,

 

9. Halk eğitim ve özel öğretim kursları açılışları, destek eğitim odaklı açılış ve görevlendirmeleri, hizmet içi eğitim ve daireleri kendi içlerindeki denetleme programlarına ilişkin onaylar.

 

10. Yönetici ve öğretmenlerin ders ücretleri onayları,

 

11. Okul ve kurumlardan sportif aktivitelere katılacak öğrenci ve öğretmenlerin görevlendirme onayları ve ilgili birimlere yazılan yazılar,

 

12. Çocuk mahkemelerinin danışmanlık tedbiri rehber öğretmen görevlendirme onayları

 

13. Okulların il içi gezi plan ve onayları.

 

14. Halk Eğitim Merkezinin Kurs Açma ve Kapatma Onayları

 

15. Bireysel ölçme ve değerlendirme sınav komisyonları ile ilgili onaylar,

 

16. Merkezi sistem ile yapılan sınav komisyonları ile ilgili onaylar,

 

17. Kurs ve seminerler sonrası düzenlenen belgeler,

 

18. Ek ders ücret onayları,

 

19. İzinli ve raporlu olan okul müdürleri yerine vekalet edeceklerin onayları,

 

20. İlçe Milli Eğitim bünyesinde oluşturulacak sosyal, kültürel ve sportif yarışmaların komisyon onayları,

 

21. Okul sütü, TKY, Stratejik Plan komisyon onayları,

 

22. Eğitim Bölgesi Müdürler Kurulu, Zümre Öğretmenler Kurulu, Okul Aile birliği toplantıları onayları,

 

23. İlçe içi araç ve personel görevlendirme onayları.

 

24. Haciz evraklarının imzalanması.

 

25. Hesaba ve teknik hususlara ilişkin olarak sıralı üst ve alt birimlere yazılan yazıları.

 

26. Kendileri dışında personeline ait sağlık ve kimlik kartları ile sağlık kuruluşlarına sevk kağıtlarının imzalanması, ilk atama, nakil nedeniyle göreve başlayış ve ayrılış yazıları.

 

27. Ataması yapılan tüm personelin özlük dosyalarına ait üst yazılarının imzalanması.

 

28. Usta öğretici ve kurs öğreticisi atama onayları

 

 

İLÇE SAĞLIK MÜDÜRÜ TARAFINDAN İMZALANACAK YAZILAR

Madde 15- İlçe Sağlık Müdürü bu Yönergenin 18. ve 19. maddelerinde sayılan hususlara ek olarak “Kaymakam Adına” aşağıda sayılan konularda imza ve onay işlemlerini yapar;

1-Şikâyet, suç veya ihbarı içermemesi kaydıyla çevre sağlığı ile ilgili başvuruların cevabi yazılarının imzalanması.

 

2.Sağlık etkinliklerin yapılmasına ilişkin yazı ve onaylar.

 

3. Verilen idari para cezaların takibi için Vergi Dairelerine yazılan yazılar.

 

4.Mahkemelerden gelen giden hasta sevk yazıları ve cevapları.

 

5- Ruhsal ve Zihinsel bozuklukları olan hastaların il ve ilçe dışına sevk yazılarının imzalanması.

 

5.Havuz açma kapama izin yazıları ve onayları.

 

3- 2872 Sayılı Çevre Kanunu ve ilgili yönetmeliklere göre İlçe Sağlık Müdürlüğü, çevre birimi tarafından hazırlanarak Kaymakamın onayına sunulacak teklif yazılarının imzalanması, İlçe dışı ambulans ve ambulansta görev yapacak personelin görevlendirme onayları ile İlçe Sağlık Teşkilatı ( Devlet Hastanesi Hariç) personelinin (aile hekimi, pratisyen hekimler, hemşireler, ebeler, memurlar, müstahdemler ve diğerleri) yıllık izinleri ile hafta sonu ve bayram izinlerini ilçe/il dışında geçirmelerine ilişkin onaylar,

 

 

 

 

MALMÜDÜRÜ TARAFINDAN İMZALANACAK YAZILAR

Madde 16- Malmüdürü bu yönergenin 18. ve 19. maddelerinde sayılan hususlara ek olarak “Kaymakam Adına” aşağıda sayılan konularda imza ve onay işlemlerini yapar;

1. Emanet ve aylık bildirim içerikli yazılar.

 

 

 

S. Y. D. V. MÜDÜRÜ TARAFINDAN İMZALANACAK DİĞER YAZILAR

Madde 17- SYDV Müdürü bu yönergenin 18. ve 19. maddelerinde sayılan hususlara ek olarak “Kaymakam Adına” aşağıda sayılan konularda imza ve onay işlemlerini yapar;

1. Vakıf başvuru dilekçe ve formları,

Sosyal Yardımlaşma ve Dayanışma Vakfı Mütevelli Heyeti kararlarına istinaden vatandaşlara yapılacak nakdi yardım ödemelerine ilişkin banka talimatları ve diğer ödeme evraklarını.

2. Malvarlığı araştırması yazıları,
3. ŞNT takipleri ile ilgili ilçe dışına yazılan yazılar,
4. Personel vizite kâğıtlarının imzalanması.

 

5. CİMER başvurularının cevaplandırılmasına ilişkin cevabi yazıları imzalaması,

 

İLÇE NÜFUS MÜDÜRÜ TARAFINDAN İMZALANACAK YAZILAR

Madde 18- Nüfus Müdürü bu yönergenin 18. ve 19. maddelerinde sayılan hususlara ek olarak “Kaymakam Adına” aşağıda sayılan konularda imza ve onay işlemlerini yapar;

1. Tapu Müdürlüğü, İlçe Emniyet Amirliği ile İlçe Jandarma Komutanlığından MERNİS sisteminden bilgi amaçlı olarak istenen Nüfus Kayıt Örnekleri ve Adres Tespitlerinin imzalanması ve verilmesi işlemleri,
2. Nüfus işleri ile ilgili olarak yapılan başvuru ve dilekçelerin kabulü ve havalelerini yapmak.
3. 5490 Sayılı Nüfus Hizmetleri Kanunu, aynı Kanuna ilişkin yönetmelik gereği Mülki İdare Amirinin yazılı emri ile kolluk kuvvetlerince yapılacak olan ölüm, adres, kimlik tespiti, doğum ve benzeri tahkikat yazıları.

İLÇE VERGİ DAİRESİ MÜDÜRÜ TARAFINDAN İMZALANACAK YAZILAR

Madde 19- Vergi Dairesi Müdürü bu yönergenin 18. ve 19. maddelerinde sayılan hususlara ek olarak “Kaymakam Adına” aşağıda sayılan konularda imza ve onay işlemlerini yapar;

1. 6183 Sayılı Amme Alacaklarının Tahsili Usulü Hakkında Kanunun 64. maddesine göre düzenlenen haciz varakalarının imzalanması,

 

İLÇE JANDARMA KOMUTANLIĞI VE İLÇE EMNİYET MÜDÜRLÜĞÜ TARFINDAN İMZALANACAK YAZILAR

1. Düğün müsaadeleri ile ilgili dilekçelerin doğrudan kabulü ve havalesi.

2. Tekel dışı bırakılan patlayıcı madde av malzemesi ve benzerlerinin taşınması saklanması, depolanması, satışı, usul ve esasları gösteren tüzük hükümlerine göre yürütülecek iş ve işlemler ile ilgili yazılar.

3. 2521 Sayılı avda ve sporda kullanılan tüfekler, nişan tabancaları ve av bıçaklarının yapımı, alımı, satımı ve bulundurulmasına dair ilgili yönetmelikte belirtilen yivsiz tüfek ruhsatnamesi alma, yenileme, yine yivsiz tüfek satın alma belgesi alma takipleri ile ilgili dilekçelerin havalesi.

4.5729 Sayılı “ Ses ve Gaz Fişeği Atabilen Silahlar Hakkında Yönetmeliğin” bildirim konulu 8. maddesinde kayıt altına alınması ile ilgili dilekçelerin havalesi.    

DİĞER KURUM AMİRLERİNİN İMZALAYACAKLARI YAZILAR

*** İlçemize bağlı köylerde görev yapmakta olan Güvenlik Korucularının izin taleplerine ilişkin onayları vermeye İlçe Jandarma Komutanı yetkilidir.

*** Birlikler arası yazışmaları imzalamaya Birlik Müdürü yetkilidir.

 

*** İlçe Özel İdaresi ve KHGB tarafından yapılan ihalelere ilişkin geçici kabul ve kesin kabul ile hakediş raporlarının yetkili makamca onaylanması ile ilgili onaylar İlçe Özel İdare ve KHGB Müdürü yetkilidir.

 

*** Hükümet Konağı Amirliğinden Özel İdare Müdürü sorumludur.

 

*** Köy yardımlarına ilişkin talep edilen Kaymakamlık görüşüne esas olmak üzere kurumlarla yapılacak yazışmalar Özel İdare Müdürü tarafından yapılacaktır.

 

***Tarım ve Orman İlçe Müdürlüğünün İl dışına acilen gönderilmesi gereken gıda numuneleri hayvansal marazi maddelerin üst yazıları ile taşıt ve personel görev belgeleri yazılarının onayları imzalamaya İlçe Tarım ve Orman Müdürü yetkilidir.

 

*** Tüm Kamu Kurum ve Kuruluşları tarafından araç görevlendirmelerine gerekli hassasiyet gösterilecektir. Kaymakamlığımızca haberli ve habersiz olarak yapılacak denetimlerde konu ele alınacak olup, gerekli hassasiyeti göstermeyen görevliler hakkında gerekli yasal işlem yapılacaktır.

 

 

 

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Y A Z I Ş M A L A R

YAZIŞMALARDA YÖNTEM:

Madde 20- Birimler, yazışmalarında aşağıdaki hususları dikkate alarak yazışma yapacaklardır;

1. Yazışmalar şekil ve esas bakımından Başbakanlık Makamınca çıkartılan ve 02.12.2004 tarih ve 25658 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan “ Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik” e uygun olarak yapılacaktır.
2. Bu yönerge ile devredilen yetkiler çerçevesinde Kaymakam adına yapılacak her türlü havale, onay ve yazışmalar “Kaymakam a.” ibaresi kullanılarak yetki devredilenin adı ve unvanı ortalanarak yazılmak suretiyle yapılır.

 

 

Örnek-1:

        Sırrı İNAN

      Kaymakam a.

    İlçe Yazı İşleri Müdürü

3- Yazışmalarda standartlaşmaya özen gösterilecektir.

Örnek-1: Bir yazıda “Vilayet Makamına “ bir başka yazıda “ İl Makamına” değil her yazıda “ADIYAMAN VALİLİĞİNE”, şeklinde yazılacaktır.

Örnek-2: Kaymakamın onayı gereken yazılarda, onay, uygundur, gibi değişik ifadelerin yerine “OLUR” deyimi kullanılacak, imza yeri için yeterli aralık bırakılacak, “ OLUR” tarih, (imza aralığı), ad-soyad ve unvan alt alta yazılacaktır.

Örnek-3: Sonuç ifadeleri; “Gereğini arz ederim” “Gereğini rica ederim” “Bilgilerinize rica ederim”, “Bilgilerinize arz ederim”, “Bilgi ve gereğini rica ederim”, veya ”Bilgi ve Gereğini arz ederim” şeklinde yazılacaktır.

Örnek-4: Üst ve ast makamlara veya eş ve ast makamlara dağıtımlı olarak yazılan yazılarda ise duruma göre; “ Bilgilerinizi ve gereğini arz ve rica ederim”, “Gereğini arz ve rica ederim”, “Bilgilerinize arz ve rica ederim” şeklinde yazılacaktır.

Örnek-5: Kaymakam tarafından imzalanacak yazılarda Kahta Kaymakamı yerine Kaymakam ibaresi kullanılacaktır.

4. Kurumlar arası yazışmalar “arz ederim”, kurum içi yazışmalar “rica ederim” ifadeleri ile yazılacaktır.
5. Vatandaşlara cevap mahiyetinde yazılan yazılarda “rica ederim” yerine “Bilgilerinize sunulur” ifadesi kullanılacaktır.

 

6. Yazıların, Türkçe Dil Bilgisi kurallarına uygun, kısa, öz, tekrardan uzak, açık ifade ile ve amacı tam olarak anlatan nitelikte yazılması zorunludur. Ayrıca cümlelerin yüklemleri arasında ses uyumuna dikkat edilecektir. Bu amaçla birim amirleri bürolarında; Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas Usuller Hakkındaki Yönetmelik, Türkçe Yazım Kılavuzu ve Türkçe Sözlük bulunduracak, Türk Dil Kurumu internet sitesinden bu alanda yaralanacaktır.

 

 

 

 

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

S O R U M L U L U K

UYGULAMA VE SORUMLULUK

Madde 21-Yönergenin uygulanması ve sorumluluğu yönünden aşağıdaki belirtilen hususlara uyulacaktır:

1. Bu yönerge ile verilen yetkilerin tam ve doğru olarak kullanılmasından, yönergeye uygunluğun sağlanmasından birim amirleri, yazışmaların emir ve usullere uygun yapılmasından ve dosyaların korunmasından birimlerin yazı işleri görevlileri sorumludur. Buna esas olmak üzere yönerge tüm memurlara imza karşılığında okutulacak ve yönergenin bir örneği dökümü alınmış veya bilgisayar ortamında görevlilerin her zaman başvurusuna hazır konumda bulundurulacak, uygulaması sağlanacaktır.
2. Yazıların zamanında gereğinin yapılmasından ve cevaplandırılmasından birim amiri ile ilgili memur sorumlu olup, herhangi bir tekide mahal verilmeyecektir. Günlü ve ivedi yazılar belirtilen gününde, işlemi gerektirenler hariç en geç iki gün içinde gereği yapılarak cevaplandırılacaktır.
3. Her türlü dilekçenin dilekçe kanununda belirtilen süre içerisinde cevabı verilecektir. Eğer işlemleri devam ediyorsa aşamaları en geç birer aylık zaman aralıklarıyla ilgili makam ve kişilere yazılı bildirimlerde bulunulacak, işlem sonuçlandığında ayrıca bildirilecektir. 4892 sayılı Bilgi Edinme Kanunu kapsamında olan dilekçeler için bu kanunda belirtilen sürelere ve yönteme uyulacaktır.
4. Bu yönergede tereddüt edilen hallerde Kaymakamın emrine göre hareket edilir.

 

BEŞİNCİ BÖLÜM

Y Ü R Ü R L Ü K  VE  Y Ü R Ü T M E

YÜRÜRLÜK

Madde 22- 06.10.2020 tarihli Kahta Kaymakamlığı İmza Yetkileri Yönergesi Yürürlükten kaldırılmıştır.

 

Madde 23-  Bu yönerge yayımı tarihinden itibaren yürürlüğe girer.

YÜRÜTME

Madde 24-  Bu yönerge hükümlerini Kahta Kaymakamı yürütür.

 

 

                                                                                                                                                            14.10.2021